Ord­nung im Sys­tem statt „Akten­wüs­te“

Vor­sor­tie­ren, scan­nen, spei­chern – in meh­re­ren Schrit­ten „Ord­nung im Sys­tem“. Das garan­tie­ren die Beschäf­tig­ten der Abtei­lung „Digi­tal Plus“ in den Wert­h­mann-Werk­stät­ten des Cari­tas­ver­ban­des Olpe zahl­rei­chen Geschäfts­kun­den, die auf ein papier­lo­ses Doku­men­ten­ma­nage­ment inklu­si­ve Digi­ta­li­sie­rung set­zen. Vor neun Jah­ren wur­de der Arbeits­be­reich im geschütz­ten Rah­men der Werk­stät­ten ins Leben geru­fen, um einen immer höher wer­den­den Bedarf an Büro­tä­tig­kei­ten für Men­schen mit Han­di­cap zu decken, deren kogni­ti­ve Fähig­kei­ten sehr gut sind. Eine zukunfts­wei­sen­de Ent­schei­dung, denn „Digi­tal Plus“ bie­tet inzwi­schen 19 Beschäf­tig­ten eine rou­ti­nier­te Arbeits­stät­te. Und den Geschäfts­kun­den aus nah und fern einen zuver­läs­si­gen Part­ner in Sachen Digi­ta­li­sie­rung ihrer ver­meint­li­chen „Akten­wüs­te“.

In den Räum­lich­kei­ten der Köl­ner Stra­ße 1 mit­ten im Her­zen von Wel­schen Ennest hat alles sei­nen Platz und sei­ne Ord­nung. Beschrif­te­te Akten­ord­ner und Trans­port­bo­xen in sicher ver­schlos­se­nen Auf­be­wah­rungs­sys­te­men zeu­gen von „ordent­lich“ viel Arbeit. Und gera­de die ist es, die den acht Frau­en und elf Män­nern der Abtei­lung ein zufrie­de­nes Lächeln aufs Gesicht zau­bert. Bei „Digi­tal Plus“ haben Men­schen ihr beruf­li­ches Zuhau­se gefun­den, die zwar kogni­tiv sehr leis­tungs­fä­hig sind, aber auf­grund ihrer psy­chi­schen Erkran­kung dem all­ge­mei­nen Arbeits­markt nicht zur Ver­fü­gung ste­hen. Vor­erst, denn für eini­ge von ihnen ist die­ser Ein­stieg in eine Büro­tä­tig­keit der ers­te Schritt in ein Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis auf dem ers­ten Arbeits­markt. „Ganz bewusst woll­ten wir in engem Aus­tausch mit der Psych­ia­tri­schen Insti­tuts­am­bu­lanz in Olpe ein Ange­bot für Per­so­nen schaf­fen, die kogni­tiv rela­tiv fit sind, am Com­pu­ter gut arbei­ten und ihre EDV-Vor­kennt­nis­se ein­brin­gen kön­nen“, berich­tet Abtei­lungs­lei­ter Achim Sche­ckel von den Anfän­gen sei­ner Abtei­lung. „Vie­le unse­rer Beschäf­tig­ten sind nur zu uns in die Werk­statt gekom­men, weil es ‚Digi­tal Plus‘ gibt“.

Sprung­brett in den ers­ten Arbeits­markt

Gestar­tet sind die Wert­h­mann-Werk­stät­ten in die­ses neue Betä­ti­gungs­feld im Jahr 2014 mit fünf Beschäf­tig­ten – „an den eige­nen Akten der Werk­stät­ten“, so Achim Sche­ckel. „Die Digi­ta­le Archi­vie­rung bot sich hier an, da die Nach­fra­ge nach einer papier­lo­sen Doku­men­ten­auf­be­wah­rung, die Zeit und Platz spart, zunahm. Meh­re­re Hoch­leis­tungs-Gerä­te, wie drei DIN A3 und ein DIN A0-Scan­ner, wur­den ange­schafft und regel­mä­ßi­ge Schu­lun­gen für Beschäf­tig­te, die für die­se Tätig­kei­ten in Fra­ge kom­men, vor­ge­nom­men. Der Aktio­nis­mus stell­te sich als gold­rich­tig her­aus. So konn­te 2016 der Kreis Olpe als ers­ter „Groß­kun­de“ gewon­nen wer­den. Es folg­ten ver­schie­de­ne Unter­neh­men und wei­te­re Behör­den. Nach und nach wuchs der Kun­den­stamm auch über die Kreis­gren­zen hin­aus und auch das Beschäf­tig­ten-Team um deren Lei­tung Frank Rup­p­recht.

Mitt­ler­wei­le arbei­ten 19 Beschäf­tig­te an ver­schie­dens­ten Kun­den­ak­ten. „Wir digi­ta­li­sie­ren und archi­vie­ren papier­ba­sier­te Geschäfts­un­ter­la­gen jeg­li­cher Art als revi­si­ons­si­che­res Archiv­gut – von Kar­tei­kar­ten, Lie­fer­schei­nen über Gesund­heits­ak­ten, Buch­hal­tungs­ak­ten, Sozi­al­ak­ten bis hin zu Bau­plä­nen“, berich­ten die Grup­pen­lei­te­rin­nen Katha­ri­na Are­ns und Julia Otter­bach, die auf die siche­re Prüf­rou­ti­ne und ver­läss­li­che Bear­bei­tung hin­wei­sen, die den Regu­la­ri­en der Daten­schutz­grund­ver­ord­nung und des kirch­li­chen Daten­schutz­ge­set­zes ent­spre­chen. „Bis zu 30.000 Scan­vor­gän­ge pro Tag kön­nen wir hier am Stand­ort durch­füh­ren“, erzählt Team­lei­ter Frank Rup­p­recht nicht ohne Stolz.

Prüf­rou­ti­ne sorgt für Sicher­heit und Ver­läss­lich­keit

Je nach Kun­den­wunsch wer­den die Daten, Akten oder Bild­ma­te­ria­li­en auf einem Spei­cher­me­di­um oder einem Ser­ver gesi­chert. Auch die Spei­che­rung in einer Cloud ist mög­lich. „Um even­tu­el­le Nach­ar­bei­ten gewähr­leis­ten zu kön­nen, heben wir die Unter­la­gen noch eine Wei­le auf“, so Rup­p­recht. Oft­mals lan­den die Papier­do­ku­men­te im Anschluss bei der pro­fes­sio­nel­len Akten­ver­nich­tung in unse­rer Abtei­lung in Len­ne­stadt. „Ein abso­lu­ter Mehr­wert für unse­re Kun­den“, ergänzt Katha­ri­na Are­ns, die ver­si­chert, dass sämt­li­che Vor­gän­ge im ‚Vier Augen-Prin­zip‘ lau­fen. Datei­na­men und Num­mern wer­den abge­gli­chen, alle Pro­zes­se sys­te­ma­tisch abge­ar­bei­tet. „Dafür sor­gen nicht zuletzt unse­re selbst ent­wi­ckel­ten Lauf­kar­ten, die den Beschäf­tig­ten den Bear­bei­tungs­sta­tus eines jeden Vor­gangs anschau­lich ver­deut­li­chen und die Prüf­rou­ti­ne ver­ein­fa­chen“, erklärt die Grup­pen­lei­tung die Arbeits­wei­se der Abtei­lung.

Ein Job, der Prä­zi­si­on erfor­dert, weiß auch Ralf B.. Der gelern­te Maschi­nen­bau-Inge­nieur ist auf­grund sei­ner psy­chi­schen Erkran­kung nicht mehr in sei­nem eigent­li­chen Berufs­feld ein­satz­fä­hig und seit Jah­ren Teil des Teams. „Die Atmo­sphä­re hier ist toll. Ich kann mei­ne Vor­kennt­nis­se und mein EDV-Wis­sen wun­der­bar ein­brin­gen“, freut er sich. „Eigen­ver­ant­wort­lich­keit und Team-Arbeit gehen hier Hand in Hand“, weiß auch Moni­ka Stru­be, die als eine von acht Frau­en seit zwei­ein­halb Jah­ren bei „Digi­tal Plus“ tätig ist. Aus dem Bereich der Haus­wirt­schaft kom­mend, war sie sich anfangs gar nicht sicher, ob der Büro­job was für sie sei. „Doch ich füh­le mich hier pudel­wohl. Ich wur­de sorg­fäl­tig in die klar gere­gel­ten Abläu­fe ein­ge­ar­bei­tet, alles ist anschau­lich erklärt und ich kann jeder­zeit auf die Unter­stüt­zung mei­ner Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen zäh­len.“ Mit Blick auf ihren BVB-Ruck­sack, der an ihrem Schreib­tisch gelehnt steht, sagt Moni­ka Stru­be: „Zurück in die Haus­wirt­schaft will ich nun nicht mehr. Hier an unse­ren Com­pu­ter-Arbeits­plät­zen lie­fern wir rich­tig gute Arbeit ab.“

Ein „Plus“ für Kun­den und Beschäf­tig­te

Dass die Qua­li­tät stimmt, kann auch Abtei­lungs­lei­ter Achim Sche­ckel bestä­ti­gen. „Inzwi­schen sind wir so sicher in unse­ren Pro­zes­sen, dass wir eher die Feh­ler bei unse­ren Kun­den und dem vor­ge­leg­ten Mate­ri­al ent­de­cken“, so Sche­ckel augen­zwin­kernd. Da kann es sich nur um Klei­nig­kei­ten im Datena­men oder um Zah­len­dre­her han­deln, die eine sys­te­ma­ti­sche Archi­vie­rung und spä­te­re Suche nach der Datei erschwe­ren   oder unmög­lich machen. Meis­tens, so erklärt Katha­ri­na Are­ns, wer­de als PDF-Datei gescannt. Eine spe­zi­el­le Soft­ware, die über die Datei gelegt wird, ermög­licht dann im Nach­gang eine genaue Indi­zie­rung, eine Schlag­wort­er­ken­nung – nach den Vor­ga­ben des jewei­li­gen Kun­den. „Die sehr gerin­ge Rekla­ma­ti­ons­quo­te sowie eine hohe Ver­läss­lich­keit spre­chen für uns und unse­re Arbeit“, berich­tet Frank Rup­p­recht auch im Hin­blick auf die Kun­den­bin­dung. Unlängst hat sich die Abtei­lung zum abso­lu­ten Mehr-Wert für die Wert­h­mann-Werk­stät­ten eta­bliert. Ein Plus für Kun­den und die Beschäf­tig­ten.