Endoskopie-Management in den GFO Kliniken Südwestfalen verkürzt Wartezeit und steigert Patientenzufriedenheit
Kürzere Wartezeiten, reibungslose Abläufe und eine persönliche Betreuung von der Terminvergabe bis zur Untersuchung: Mit der neu geschaffenen Stelle der Endoskopie-Managerin verbessern die GFO Kliniken Südwestfalen die Patientenversorgung. Die bundesweit bislang einmalige Stelle übernimmt Carolin Sinzig, Endoskopie-Managerin am St. Martinus-Hospital Olpe und am St. Josefs-Hospital Lennestadt. Ihr Ziel: Struktur schaffen, Ressourcen sinnvoll einsetzen und Patient:innen Sicherheit geben.
Im Mittelpunkt steht die individuelle Betreuung. Bereits bei der ersten Kontaktaufnahme werden relevante Informationen gezielt abgefragt, um Dringlichkeit und Bedarf gegebenenfalls durch den Arzt einschätzen lassen zu können. „Das Wichtigste ist, dass wir individuell auf die Patient:innen eingehen können. Diese Stelle wurde genau dafür geschaffen“, erklärt Sinzig. Auf dieser Basis werden Termine koordiniert, bei Bedarf Rücksprachen mit ärztlichem Personal gehalten und Untersuchungen standortübergreifend geplant.
Ein spürbarer Erfolg zeigt sich bei den Wartezeiten. Ermöglicht wird eine kürzere Wartezeit durch den Überblick über beide Standorte und eine flexible bedarfsorientierte Terminvergabe. „Ich habe die Übersicht über unsere Standorte in Olpe und Lennestadt und kann so auf die Möglichkeiten der Patient:innen genau abgestimmte Termine anbieten“, so Sinzig.
Grundlage der Planung ist eine kontinuierliche Datenanalyse. Die Untersuchungszeiten werden regelmäßig gesichtet und dienen als Basis für eine realistische Termin- und Ressourcenplanung. „Das ist keine Planung nach Bauchgefühl, sondern fundiertes Zeitmanagement – davon profitieren Patient:innen und Mitarbeitende gleichermaßen“, betont die Endoskopie-Managerin.
Neben Effizienz spielt auch Kommunikation eine zentrale Rolle. Viele Patient:innen empfinden endoskopische Untersuchungen als belastend oder angstbesetzt. Feste Ansprechpartner, klare Abläufe und verständliche Erklärungen sorgen hier für Entlastung. Die Kontinuität in der Betreuung schaffe Vertrauen und nehme vielen die Unsicherheit. Regelmäßige Rückmeldungen und kurze Kommunikationswege erhöhen deutlich die Patientenzufriedenheit. Patientenrückmeldungen werden zeitnah im Team besprochen und fließen in die täglichen Abstimmungen mit ein.
Die enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Standorten ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor. Einheitliche Abläufe, standortübergreifende Personalplanung und der regelmäßige Austausch sorgen für Stabilität im gesamten Prozess.
Für Carolin Sinzig ist ihre Aufgabe mehr als Organisation: Es ist ein Beitrag zu einer modernen, empathischen und verlässlichen Patientenversorgung. Oder wie sie selbst sagt: „Gute Versorgung heißt auch, den Patient:innen zuzuhören und als Team hinter ihnen zu stehen.“
