Ordnung im System statt „Aktenwüste“

Vorsortieren, scannen, speichern – in mehreren Schritten „Ordnung im System“. Das garantieren die Beschäftigten der Abteilung „Digital Plus“ in den Werthmann-Werkstätten des Caritasverbandes Olpe zahlreichen Geschäftskunden, die auf ein papierloses Dokumentenmanagement inklusive Digitalisierung setzen. Vor neun Jahren wurde der Arbeitsbereich im geschützten Rahmen der Werkstätten ins Leben gerufen, um einen immer höher werdenden Bedarf an Bürotätigkeiten für Menschen mit Handicap zu decken, deren kognitive Fähigkeiten sehr gut sind. Eine zukunftsweisende Entscheidung, denn „Digital Plus“ bietet inzwischen 19 Beschäftigten eine routinierte Arbeitsstätte. Und den Geschäftskunden aus nah und fern einen zuverlässigen Partner in Sachen Digitalisierung ihrer vermeintlichen „Aktenwüste“.

In den Räumlichkeiten der Kölner Straße 1 mitten im Herzen von Welschen Ennest hat alles seinen Platz und seine Ordnung. Beschriftete Aktenordner und Transportboxen in sicher verschlossenen Aufbewahrungssystemen zeugen von „ordentlich“ viel Arbeit. Und gerade die ist es, die den acht Frauen und elf Männern der Abteilung ein zufriedenes Lächeln aufs Gesicht zaubert. Bei „Digital Plus“ haben Menschen ihr berufliches Zuhause gefunden, die zwar kognitiv sehr leistungsfähig sind, aber aufgrund ihrer psychischen Erkrankung dem allgemeinen Arbeitsmarkt nicht zur Verfügung stehen. Vorerst, denn für einige von ihnen ist dieser Einstieg in eine Bürotätigkeit der erste Schritt in ein Beschäftigungsverhältnis auf dem ersten Arbeitsmarkt. „Ganz bewusst wollten wir in engem Austausch mit der Psychiatrischen Institutsambulanz in Olpe ein Angebot für Personen schaffen, die kognitiv relativ fit sind, am Computer gut arbeiten und ihre EDV-Vorkenntnisse einbringen können“, berichtet Abteilungsleiter Achim Scheckel von den Anfängen seiner Abteilung. „Viele unserer Beschäftigten sind nur zu uns in die Werkstatt gekommen, weil es ‚Digital Plus‘ gibt“.

Sprungbrett in den ersten Arbeitsmarkt

Gestartet sind die Werthmann-Werkstätten in dieses neue Betätigungsfeld im Jahr 2014 mit fünf Beschäftigten – „an den eigenen Akten der Werkstätten“, so Achim Scheckel. „Die Digitale Archivierung bot sich hier an, da die Nachfrage nach einer papierlosen Dokumentenaufbewahrung, die Zeit und Platz spart, zunahm. Mehrere Hochleistungs-Geräte, wie drei DIN A3 und ein DIN A0-Scanner, wurden angeschafft und regelmäßige Schulungen für Beschäftigte, die für diese Tätigkeiten in Frage kommen, vorgenommen. Der Aktionismus stellte sich als goldrichtig heraus. So konnte 2016 der Kreis Olpe als erster „Großkunde“ gewonnen werden. Es folgten verschiedene Unternehmen und weitere Behörden. Nach und nach wuchs der Kundenstamm auch über die Kreisgrenzen hinaus und auch das Beschäftigten-Team um deren Leitung Frank Rupprecht.

Mittlerweile arbeiten 19 Beschäftigte an verschiedensten Kundenakten. „Wir digitalisieren und archivieren papierbasierte Geschäftsunterlagen jeglicher Art als revisionssicheres Archivgut – von Karteikarten, Lieferscheinen über Gesundheitsakten, Buchhaltungsakten, Sozialakten bis hin zu Bauplänen“, berichten die Gruppenleiterinnen Katharina Arens und Julia Otterbach, die auf die sichere Prüfroutine und verlässliche Bearbeitung hinweisen, die den Regularien der Datenschutzgrundverordnung und des kirchlichen Datenschutzgesetzes entsprechen. „Bis zu 30.000 Scanvorgänge pro Tag können wir hier am Standort durchführen“, erzählt Teamleiter Frank Rupprecht nicht ohne Stolz.

Prüfroutine sorgt für Sicherheit und Verlässlichkeit

Je nach Kundenwunsch werden die Daten, Akten oder Bildmaterialien auf einem Speichermedium oder einem Server gesichert. Auch die Speicherung in einer Cloud ist möglich. „Um eventuelle Nacharbeiten gewährleisten zu können, heben wir die Unterlagen noch eine Weile auf“, so Rupprecht. Oftmals landen die Papierdokumente im Anschluss bei der professionellen Aktenvernichtung in unserer Abteilung in Lennestadt. „Ein absoluter Mehrwert für unsere Kunden“, ergänzt Katharina Arens, die versichert, dass sämtliche Vorgänge im ‚Vier Augen-Prinzip‘ laufen. Dateinamen und Nummern werden abgeglichen, alle Prozesse systematisch abgearbeitet. „Dafür sorgen nicht zuletzt unsere selbst entwickelten Laufkarten, die den Beschäftigten den Bearbeitungsstatus eines jeden Vorgangs anschaulich verdeutlichen und die Prüfroutine vereinfachen“, erklärt die Gruppenleitung die Arbeitsweise der Abteilung.

Ein Job, der Präzision erfordert, weiß auch Ralf B.. Der gelernte Maschinenbau-Ingenieur ist aufgrund seiner psychischen Erkrankung nicht mehr in seinem eigentlichen Berufsfeld einsatzfähig und seit Jahren Teil des Teams. „Die Atmosphäre hier ist toll. Ich kann meine Vorkenntnisse und mein EDV-Wissen wunderbar einbringen“, freut er sich. „Eigenverantwortlichkeit und Team-Arbeit gehen hier Hand in Hand“, weiß auch Monika Strube, die als eine von acht Frauen seit zweieinhalb Jahren bei „Digital Plus“ tätig ist. Aus dem Bereich der Hauswirtschaft kommend, war sie sich anfangs gar nicht sicher, ob der Bürojob was für sie sei. „Doch ich fühle mich hier pudelwohl. Ich wurde sorgfältig in die klar geregelten Abläufe eingearbeitet, alles ist anschaulich erklärt und ich kann jederzeit auf die Unterstützung meiner Kolleginnen und Kollegen zählen.“ Mit Blick auf ihren BVB-Rucksack, der an ihrem Schreibtisch gelehnt steht, sagt Monika Strube: „Zurück in die Hauswirtschaft will ich nun nicht mehr. Hier an unseren Computer-Arbeitsplätzen liefern wir richtig gute Arbeit ab.“

Ein „Plus“ für Kunden und Beschäftigte

Dass die Qualität stimmt, kann auch Abteilungsleiter Achim Scheckel bestätigen. „Inzwischen sind wir so sicher in unseren Prozessen, dass wir eher die Fehler bei unseren Kunden und dem vorgelegten Material entdecken“, so Scheckel augenzwinkernd. Da kann es sich nur um Kleinigkeiten im Datenamen oder um Zahlendreher handeln, die eine systematische Archivierung und spätere Suche nach der Datei erschweren   oder unmöglich machen. Meistens, so erklärt Katharina Arens, werde als PDF-Datei gescannt. Eine spezielle Software, die über die Datei gelegt wird, ermöglicht dann im Nachgang eine genaue Indizierung, eine Schlagworterkennung – nach den Vorgaben des jeweiligen Kunden. „Die sehr geringe Reklamationsquote sowie eine hohe Verlässlichkeit sprechen für uns und unsere Arbeit“, berichtet Frank Rupprecht auch im Hinblick auf die Kundenbindung. Unlängst hat sich die Abteilung zum absoluten Mehr-Wert für die Werthmann-Werkstätten etabliert. Ein Plus für Kunden und die Beschäftigten.